Poradnik

Zakładamy kasę fiskalną. Poradnik użytkowania kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna jest urządzeniem, którego użytkowanie zmusza przedsiębiorcę do respektowania wymogów, narzuconych podatnikom przez ustawodawcę. Tymczasem wielu przedsiębiorców - zwłaszcza rozpoczynających działalność gospodarczą - ma kłopoty z interpretacją poszczególnych zapisów i w efekcie popełnia niepotrzebne błędy, za które grozi odpowiedzialność skarbowa.

1. Złożenie oświadczenia o liczbie kas.

Najpóźniej dzień przed fiskalizacją ( fiskalizacja - jednorazowa, niepowtarzalna czynność uaktywniająca pamięć fiskalną kasy. Czynność ta może być wykonana tylko i wyłącznie przez autoryzowanego serwisanta) należy złożyć pisemne zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego (urząd skarbowy, w którym się rozliczamy). Zgłoszenie powinno zawierać informacje o:

- liczbie kas fiskalnych, których zamierzamy używać,
- miejscu używania tych kas,

Zgłoszenie o liczbie kas musi wpłynąć nie później jak dzień przed fiskalizacją oraz przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Wzory zgłoszeń o liczbie kas są dostępne w Internecie.

2. Fiskalizacja kasy fiskalnej.

Po złożeniu oświadczenia o liczbie kas należy dokonać fiskalizacji kasy rejestrującej. Fiskalizacji na podstawie złożonego oświadczenia dokonuje upoważniony pracownik serwisu. W trakcie fiskalizacji zostają do pamięci kasy wprowadzone dane, inicjujące pracę modułu fiskalnego. Są to: Numer Identyfikacji Podatkowej przedsiębiorcy, stawki PTU oraz dane tworzące nagłówek kasy. Zazwyczaj przed fiskalizacją kasy rejestrującej przedsiębiorca odbywa szkolenie z zakresu użytkowania kasy fiskalnej. Po przeprowadzeniu fiskalizacji kasa jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży i rozpoczyna pracę w trybie fiskalnym.

3. Numer ewidencyjny.

W terminie do 7 dni od daty fiskalizacji kasy rejestrującej składamy do naczelnika urzędu skarbowego "Zgłoszenia kasy przez podatnika", na podstawie którego otrzymujemy numer ewidencyjny kasy. Numer ten jest na stałe przypisany do kasy. Pamiętajmy, iż po otrzymaniu numeru ewidencyjnego podatnik musi go wpisać do książki serwisowej, a także nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Zawiadomienie o nadaniu numeru ewidencyjnego kasy rejestrującej zostaje wydane bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż w terminie 30 dni od daty złożenia "Zgłoszenia kasy przez podatnika". Najczęściej numer przesyłany jest pocztą, choć niektóre Urzędy Skarbowe wymagają osobistego stawiennictwa podatnika.

4. Książka serwisowa.

Do książki serwisowej otrzymanej wraz z urządzeniem wpisujemy numer ewidencyjny kasy fiskalnej nadany przez urząd skarbowy. Książka serwisowa kasy fiskalnej powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy. Powinna być także udostępniana na żądanie właściwych organów.

5. Ewidencjonowanie.

Prowadzimy ewidencjonowanie obrotu za pomocą kasy fiskalnej. Przy dokonaniu sprzedaży musimy wydrukować paragon fiskalny. Oryginał musi być wydany klientowi. Kopia, zależnie od możliwości urządzenia, powinna być zarejestrowana bądź jako wydruk na papierowej rolce, bądź jako zapis na kopii elektronicznej.

Musimy pamiętać, że mamy obowiązek sporządzania raportów fiskalnych - dobowego oraz miesięcznego. Raport dobowy czyli raport za dany dzień wykonujemy zawsze po zakończeniu sprzedaży w danym dniu (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym). Jeśli w ciągu dnia nie było żadnej sprzedaży raportu za dany dzień nie trzeba wykonywać. Raport miesięczny czyli raport za dany miesiąc powinien być wykonany po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym.

6. Przegląd techniczny.

Za przegląd techniczny kasy rejestrującej odpowiedzialny jest jej właściciel. Przegląd techniczny jest obowiązkowy i musi być wykonywany co 24 miesiące przez autoryzowanego serwisanta.

Przed zakupem kasy należy dokładnie przejrzeć ofertę kas obecnych aktualnie na rynku i zweryfikować je pod kątem naszych potrzeb. Ponieważ jest to zakup na lata i ma nam służyć do codziennej ewidencji najlepiej porady szukać u autoryzowanego sprzedawcy, który pomoże w wyborze odpowiedniego modelu. Kasy fiskalne do tanich nie należą, jednak pamiętajmy, że na zakup kasy fiskalnej przysługuje ulga.